五、文件编写和文件资料控制

职业安全健康管理体系是一个文件化的管理体系，在职业安全健康管理的各个方面，包括职业安全健康方针、策划、实施与运行、检查与纠正措施、管理评审等诸方面，金属非金属矿山企业应出做相应的规定，并且这些规定要形成文件。一个金属非金属矿山企业建立职业安全健康管理体系的过程主要表现为职业安全健康管理体系文件的编写、执行、评价和不断完善的过程。编写文件是一个金属非金属矿山企业建立并保持职业安全健康管理体系的重要基础工作。因此，职业安全健康管理体系文件编写就成为一个金属非金属矿山企业建立职业安全健康管理体系不可或缺的内容。如果一个金属非金属矿山企业的职业安全健康管理体系文件不正确、不准确、不完善，则有可能造成金属非金属矿山企业的职业安全健康管理体系失效，或使金属非金属矿山企业的职业安全健康管理体系工作成本增加，影响金属非金属矿山企业职业安全健康管理体系的实施和效果。

文件可以采用任何格式或类型的媒体，既可以采用书面的形式，也可以采用电子的形式。

（一）文件编写

1．文件编写的基本要求

金属非金属矿山企业应根据本企业的实际情况以适当的方式（如书面或电子形式）建立并保持职业安全健康管理体系文件。文字应通俗易懂，便于使用者理解。文件的内容应包括：

（1） 用人单位的职业安全健康方针和目标；

（2） 为实施职业安全健康管理体系，所确定的关键岗位与职责；

（3） 用人单位的重大职业安全健康危害/风险以及它们的预防和控制措施；

（4） 职业安全健康管理体系框架内的管理方案、程序、作业指导书和其他内部文件。

在编写职业安全健康管理体系文件时，应充分考虑员工的职业安全健康知识与技能，某一过程或活动是否会因为没有文件而导致事故、事件、不符合或疾病的发生等因素，力求在满足充分性、有效性和实用性的前提下，保持文件最小化。所编写的文件应提供查询相关文件（主要包括相关的程序文件、作业指导书、其它体系中的文件等）的途径。

职业安全健康管理体系强调对法律法规的符合性，因而职业安全健康管理体系文件应符合法律法规的要求。

2．职业安全健康管理体系文件的结构

《导则》和《指导意见》对职业安全健康管理体系文件的结构、文件的多少与文件的详略程度未做出明确规定，不同金属非金属矿山企业的职业安全健康管理体系文件的多少取决于金属非金属矿山企业的规模和活动的特点、过程及其相互作用的复杂程度、人员能力。为提高职业安全健康管理体系文件的使用效率和便于管理，可根据使用对象和具体内容的不同将文件分为不同的层次。一般情况下职业安全健康管理体系文件分为三个层次：管理手册、程序文件、作业文件：

（1） 管理手册

管理手册是金属非金属矿山企业向其内部和外部提供关于金属非金属矿山企业职业安全健康管理体系整体信息的文件，主要供金属非金属矿山企业内的中、高层管理人员和相关方以及第三方认证机构审核时使用，集中表述本企业的职业安全健康保证能力。

（2） 程序文件

程序是为进行某项活动或过程所规定的途径，含有程序的文件可称为程序文件。它主要供各职能部门使用。程序文件处于职业安全健康管理体系文件结构中的第二层，起到一种承上启下的作用，对上它是管理手册的展开和具体化，使管理手册中原则性和纲领性的要求得到展开和落实，对下它应引出相应的支持性文件，包括作业指导书和记录表格等。

（3） 作业文件

作业文件是围绕管理手册和程序文件的要求，描述具体的工作岗位和工作现

场如何完成某项工作任务的具体做法，是一个详细的工作文件，主要供个人或小组使用。这类文件有些是在体系运行时根据需要不断产生的，一般可分为两类：

1）作业指导书：通常包括三个内容：干什么、如何干和出了问题怎么办。如劳动防护用品的使用规定、化学品库的管理制度、脚手架搭拆作业指导书等。金属非金属矿山企业现有的职业安全健康方面的规范、规程、管理制度有些可直接作为体系的作业指导书。

2）记录：是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 记录具有可追溯性的特点，可提供验证、预防措施和纠正措施的证据。记录是职业安全健康管理体系文件最基础的部分，包括体系运行中产生的各种记录，如培训记录、应急演习记录、审核记录等。

需要指出的是，各层次的职业安全健康管理体系文件应相互协调、对应一致。各金属非金属矿山企业可以根据自身的规模大小和实际情况来划分体系文件的层次等级，不一定按建议的三个层次等级来划分，其中任何层次的文件都可以相对独立。

3．职业安全健康管理体系文件编写的原则

编写职业安全健康管理体系文件的原则是“写你要做的，做你所写的，记你所做的”。即：体系准则要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效并做相应的记录（文件写完后一定要下发进行讨论和修改，达到所写即所做）。

具体说来，职业安全健康管理体系文件的编写应考虑以下几点原则：

（1）要符合建立职业安全健康管理体系所依据的准则要求

金属非金属矿山企业应按准则条款的要求编写职业安全健康管理体系文件。应做到准则条款要求的，在金属非金属矿山企业职业安全健康管理体系文件中要写到，并且文件要符合准则条款的要求，这就是审核中所要求的符合性。

（2）要结合金属非金属矿山企业生产的特点及其危险性和复杂性

在编制职业安全健康管理体系文件时，应密切结合金属非金属矿山企业生产的特点及其危险性和复杂性，充分反映出金属非金属矿山企业的职业安全健康管理现状。

（3）职业安全健康管理体系文件应努力与企业其他管理体系融合。

4．管理手册的编写

职业安全健康管理手册是实施职业安全健康管理体系的概要性描述;是职业安全健康管理体系文件的“索引”。它的书写格式没有统一的要求，但应全面、准确、简明地阐述金属非金属矿山企业在职业安全健康方面的宗旨，近期要实现的目标以及在规范金属非金属矿山企业职业安全健康行为、控制职业安全健康风险、持续改进职业安全健康绩效中的实施要点，需要时可向社会展示，并可以为相关方所获取。管理手册应提供查询相关程序文件的途径。

职业安全健康管理手册通常包括如下内容：

（1） 职业安全健康管理体系的范围；

（2） 职业安全健康方针；

（3） 职业安全健康目标、指标及管理方案（该项也可单列）；

（4） 机构与职责；

（5） 管理评审的要求；

（6） 根据据建立体系所依据的准则的要求，并结合金属非金属矿山企业活动、产品或服务的特点，对准则中所有要求的实施要点进行描述，提供相关程序文件的查询途径；

（7） 关于手册的审批、评审、修改和控制规定；

（8） 其他。

手册发布实施前，一般应由管理者代表对手册的内容、格式、职责与接口进行审查。各部门领导会签以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则。由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请手册的使用者对其可行性进行评审，然后批准实施。

5．程序文件的编写

程序是金属非金属矿山企业职业安全健康管理体系的重要组成部分，程序文件是金属非金属矿山企业职业安全健康管理体系文件的一部分，是金属非金属矿山企业开展职业安全健康管理工作的基础性文件。根据建立职业安全健康管理体系所依据的相关准则或规范的要求，需要建立并保持程序的要素，应编制相应的程序文件。由于职业安全健康管理体系程序文件是职业安全健康管理手册的支持性文件，是职业安全健康管理手册中原则性要求的进一步展开和落实，因此，编制职业安全健康管理体系程序文件必须以职业安全健康管理体系相关准则或规范为依据，符合职业安全健康管理手册的有关规定和要求，并从职业安全健康管理体系的整体出发，进行系统编制。程序文件可分为通用程序文件和运行控制程序文件。

职业安全健康管理体系程序文件的内容通常应包括：某项职业安全健康活动的目的和范围，应做什么（what）、为什么这样做（why）、谁来做（who）、何时做（when）、何地做（where）以及如何做（how）。

（1）程序文件编写的基本要求

1）每一个程序文件都应包含职业安全健康管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是建立体系所依据的相关准则或规范的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件一般不应涉及纯技术性的细节，细节通常在作业指导书中规定；

2）程序文件的数量、格式由金属非金属矿山企业自行确定，但是一个企业的所有程序文件应规定一种统一的结构和格式，以便使用者熟悉适合于每项要求的用统一格式编写的程序文件；

3）程序文件展开的深度和广度，取决于企业活动的特点及其危险性和复杂性以及人员能力等因素；

4）程序文件应有可操作性和可检查性。

（2）程序文件的基本内容

为了便于编制和协调，同时也便于实施和管理，建议程序文件按统一的表达形式进行陈述。职业安全健康管理体系程序文件结构推荐如下：

1）目的

2）范围

3）术语（若需要）

4）职责

5）工作程序

6）相关文件

7）相关记录

在职业安全健康管理体系程序文件各章节中，建议规定以下有关内容：

1）目的：应说明该程序的控制目的、控制要求。推荐使用如下引导语：

为了……制定本程序。

本程序规定了……

2）范围：应指出该程序所规定的内容和所涉及的控制范围。推荐使用如下引导语：

本程序适用于……

适用于……

3）术语（若需要）：应给出与该程序有关的术语及其定义（特别是专用术语）。

4）职责：应规定实施该程序的主管部门/人员的职责以及各相关部门/人员的职责。

5）工作程序：主要应规定以下几方面的内容：

——确定需开展的各项活动及实施步骤；

——明确所涉及的部门/人员；

——规定具体的控制要求和控制方法；

——确定开展各项活动的时间和频次；

——给出所需的设备、设施及要求；

——规定例外情况的处理方法；

——引出所涉及的相关/支持性文件；

——明确记录的填写和保存要求等。

6）相关文件：应列出与本程序有关的支持性文件。

7）相关记录：应给出与本程序有关的OSH记录名称并附上相应的空白表格。

程序文件应得到与本程序有关的部门负责人同意，以及相关方对接口关系的认可，经过审批后发布实施。

（3）程序文件编写内容要点举例（仅供参考）

危害辨识与风险评价程序

1） 危害辨识与风险评价的职责；

2） 危害辨识与风险评价的范围；

3） 危害辨识与风险评价的要求和原则；

4） 危害辨识与风险评价的方法；

5） 辨识评价结果的汇总及确认；

6） 更新危害辨识风险评价信息的时机与频次；

7） 相关记录的保存要求。

（二）文件和资料控制

为了使职业安全健康管理体体系文件的识别、批准、发布和撤消以及职业安全健康资料得到有效控制，应编制并保持文件和资料控制程序。以确保对职业安全管理体系有效运行具有重要作用的岗位都能得到有关文件和资料的现行有效版本，防止作废版本的使用。

1．文件和资料控制的基本要求

（1）明确哪些岗位是对职业安全管理体系有效运行具有重要作用的岗位以及这些岗位需要哪些文件和资料，确保这些岗位都能得到有关文件和资料的现行有效版本，如最高管理层、部门主要领导、安全管理部门、设备部门、生产部门、教育培训部门、特种设备的操作岗位、危险化学品的管理岗位等。

（2）明确规定发放和撤回的要求，建立现行有效并需控制的文件与资料发放清单，并采取有效措施及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回或防止误用；

（3）无论正常情况还是异常情况（包括紧急情况），文件和资料都应便于使用和获取，例如，在紧急情况下，应确保工艺操作人员及其他有关人员能及时获得最新的工程图、危险物质数据卡、程序和作业指导书等；

（4）职业安全健康管理体系文件应书写工整，便于使用者理解，并应定期评审，必要时予以修订，同时向企业内所有相关人员或受其影响的人员进行传达。

（5）根据法律、法规的要求和（或）保存知识的目的，对留存的档案性文件和资料应予以适当标识。

2．资料管理的范围

金属非金属矿山企业应对生产过程中的有关资料进行有效管理，保证有关资料不被损坏、遗失。与金属非金属矿山有关的资料主要包括：

（1） 矿区平面布置图；

（2） 地质构造图；

（3） 水文地质图；

（4） 岩性分布图；

（5） 环境和地理位置资料；

（6） 重要设备设施资料；

（7） 危险化学品的有关资料；

（8） 法律法规性资料；

（9） 技术标准性资料；

（10） 地面工程与井下工程复合图；

（11） 开拓系统平面图；

（12） 纵横平面图；

（13） 各中段平面图；

（14） 通风系统图；

（15） 供排水系统图；

（16） 采掘进度图；

（17） 采空区资料；

（18） 废弃井巷资料；

（19） 安全评价报告；

（20） 承包方及合作者的有关资料；

（21） 安全管理及生产过程中产生的按规定需保存的各种记录、报告等，如事故报告、监测报告等。