信息交流和协商管理程序

1  目的

    为规范环境和职业健康安全相关信息的交流、协商途径和管理的方法，确保公司环境和职业健康安全管理体系的有效运行，特制定本程序。

2  适用范围

    适用于公司对各类环境和职业健康安全信息的收集、传递、交流、反馈和处理的全过程。

3  职责

3.1  管理者代表负责对重大环境和职业健康安全信息的决策。

3.2  技术安全处是公司环境和职业健康安全信息交流的归口单位，负责内外部信息交流和协商的管理工作。

3.3  公司办公室协助技术安全处进行外部信息交流和协商的处理。

3.4  各单位负责其工作范围内的信息交流和协商管理工作，并负责向技术安全处及时反馈重大环境和职业健康安全信息。

3.5  各单位根据体系的运行需要，负责对本业务范围内环境和职业健康安全信息的

收集、传递、答复和处理。

3.6  各单位体系联络员负责本单位职业健康安全信息的收集、传递。

4  工作程序

4.1  信息的分类   

4.1.1 外部信息

a)      国家、省、市、行业的最新法律、法规、标准；

b)      地方政府、安全、环保等部门的监测与测量的信息，如：检测报告、整改通知、统计报表等；

c)      相关方反馈的信息及投诉；

d)      认证机构审核信息;

e) 相关方对公司环境和职业健康安全管理工作方面的要求与建议，如：安全管理、环保管理和治理等方面的信息。

4.1.2  内部信息

a) 正常的环境和职业健康安全信息，如：环境和职业健康安全管理体系的方针、目标指标和管理方案、监视与测量、环境和职业健康安全管理体系审核、管理评审等的信息；

b) 重要环境因素、重大风险因素更新与控制信息；

c) 法律、法规和合规性评价信息；

d) 环境和职业健康安全事故或紧急情况信息；

e) 不符合纠正信息；

f) 其他环境和职业健康安全信息，如：员工的建议、抱怨等。

4.2  信息收集的方式方法

4.2.1 外部信息的收集

    a) 有关法律、法规、标准的获取执行《法律、法规和合规性评价控制程序》 ；

    b) 其他外部信息的获取可采用书面文件、咨询、电话、传真、公告、网络等一切可以利用的通迅及宣传工具；

4.2.2 内部信息的收集

a) 正常的环境和职业健康安全信息，如：重要环境因素和重大风险因素更新与控制信息，法律、法规和合规性信息，环境和职业健康安全事故或紧急情况信息，不符合纠正信息等信息的获取执行体系文件中的各有关程序文件；

    b) 其他内部信息的获取可采用文件、会议、报表、总结、培训、通知、电话、网络等一切可以利用的通迅手段及交流方式。

4.3  信息的处理

4.3.1 处理的程序和要求

4.3.1.1 内部信息的处理和要求   

a)      正常的环境和职业健康安全信息由技术安全处按体系文件相关程序要求进行传递和处理；

b) 重要环境因素和重大风险因素更新与控制信息，由需更新单位将信息传递到技术安全处，再由技术安全处将处理结果反馈到有关单位;

c) 法律、法规和合规性信息，由技术安全处负责处理并将信息传递到各有关单位；

d) 环境和职业健康安全事故或紧急情况信息，由发现单位及时传递给技术安全处、陕柴公安处、公司办公室及其他相关部门，由管理者代表作出决策；

e) 技术安全处负责与发生不符合的责任单位进行不符合纠正信息的双向交流；

f) 其他环境和职业健康安全信息由提供者直接传递给技术安全处、公司办公室或相关单位进行处理；

g) 各单位应将管理体系运行控制的有关信息直接传递给技术安全处，由技术安全处负责处理；

h）各单位都要确定本单位的环境职业健康安全的联络员，联络员应收集本单位或部门涉及到员工的职业健康安全的有关信息（包括合理化建议等），并及时将这些信息反应到有关部门和管理者；

i) 以上各种信息的接收、传递、处理都应作好《环境和职业健康安全信息接收、传递、处理登记表》；

4.3.1.2 外部信息的处理和要求

a) 公司办公室负责外部信息的接收、传递和处理；

b) 各单位收到相关方的环境和职业健康安全方面的要求或投诉等重要外部信息后，应在一周内反馈给技术安全处，由技术安全处组织有关单位进行处理并做好记录，但涉及集团公司机密的重要环境因素、重大风险因素的答复，必须事先取得管理者代表的同意，按管理者代表的意见进行处理，填写《相关方信息与答复登记表》；

c) 各单位从外部获得的其他环境和职业健康安全信息，如：“三废”治理技术、安全管理技术、节能降耗措施等，应及时传递给技术安全处，经过分类、整理后，根据需要再传递给相关单位。

4.3.2 处理结果的验证

a) 对需反馈的内、外部信息，相关单位应按要求(或在一周之内)予以答复，若有关要求超出处理能力，则应及时向主管领导和管理者代表汇报，形成处理决定后按要求(或在一周之内)给予答复，必要时查阅《相关方信息与答复登记表》；

b) 负责内、外部重大环境和职业健康安全信息协商与交流的相关单位应作好记录，必要时查阅《环境和职业健康安全信息接收、处理登记表》。

4.4  信息交流和协商的方法

4.4.1 环境和职业健康安全信息可采用书面、电话、网络等一切通信工具。

4.4.2 技术安全处通过下发《安全生产简报》、《环境保护简报》或专项通知，向各单位传递环境和职业健康安全信息，同时还可通过公司内网每半年进行一次环境和职业健康安全信息通报。

4.4.3 各单位每半年向技术安全处进行一次环境和职业健康安全管理体系信息报告。

4.4.4 各单位对接收、传递的环境和职业健康安全信息应予以记录，填写《环境和职业健康安全信息接收、处理登记表》。

4.4.5 公司应决定是否就其重要环境因素与外界进行交流，当对外界进行重要环境因素的信息交流前必须经总经理批准，公司办公室应将此信息形成文件，对外公布。

4.5  充分发挥员工作用

4.5.1 员工有权利监督环境和职业健康安全的状况，公司如有计划直接或间接改变生产作业场所环境和职业健康安全情况时，要事先与员工进行商讨，工会应代表员工参与有关环境和职业健康安全事务决策的协商工作，并将有关决议在职工代表大会或分会主席联席会上向员工进行通报。

4.5.2 员工参与影响作业场所人员环境和职业健康安全的任何变化的讨论，所有事故、事件调查、分析都要有现场相关人员的参加，处理结果和纠正措施必须传达给员工。

4.5.3 每一员工都有对环境和职业健康安全检查的权利和义务。对发现的事故隐患，提出整改意见，对违章指挥、违章作业、违反劳动纪律的现象有权进行制止。

4.5.4 公司环境和职业健康安全方针、目标的制定和评审要征求员工的建议和意见。

5  相关文件

    《环境因素识别、评价与更新程序》

    《危险源辨识、风险评价和风险控制程序》

    《法律法规和其他要求获取控制程序》

    《绩效的监视和测量控制程序》

    《应急准备与响应程序》

    《事故、事件、不符合、纠正和预防措施控制程序》

    《内部审核程序》

6  记录

《相关方信息与答复登记表》

《环境和职业健康安全信息接收、处理登记表》