本制度规定了计量实验室的计量检定/校准规程、技术规范等计量技术文件的管理制度。
5.1 职责
5.1.1 实验室负责人负责相关计量技术文件的审核。
5.1.2 计量标准负责人负责相关计量技术文件的编制。
5.1.3 资料管理员负责计量检定/校准规程等技术文件的受控、发放、归档等管理,并保持文件的现时有效。
5.2 计量技术文件的分类 外来文件:国家法律法规、地方相关条例、国家计量检定体系及计量检定规程、计量校准规范、国家标准等技术文件; 内部技术文件:相关程序文件、计量管理规定、计量校准方法、计量检定操作规程、量值传递溯源图等计量技术文件。
5.3外来文件收集与识别:资料管理员通过技术文件发行机构,收集外来文件(特别是标准、规程/规范的颁布、修订和作废信息)、识别并决定是否受控,若不作受控管理,应作为资料处理。并对受控技术文件有效性实施确认,以保证文件有效和适用。
5.4 文件发放
5.4.1 文件发放范围由集团相关负责人或计量管理负责人批准,发放范围应确保受控文件在需要的场所都能得到。
5.4.2 资料管理员按批准的发放范围制定“文件发放(领用)登记表”,由文件领用人签收。
5.4.3 向法定管理机构、认证/认可机构提交文件时,须办理相关手续(如文件清单),一般由业务承办人签收。
5.6 文件更改
5.6.1 文件更改时,由更改申请人应填写“文件更改申请单”,说明更改的理由和内容,必要时提供更改依据,经负有该文件批准职责的人员审批后,由原文件起草者或被指定者进行更改,若由被指定者进行更改时,更改者应获得编制文件的相关背景资料。
5.6.2 文件的更改分为:划改、换页、换版等形式。在文件再版前,若采用划改或换页方式更改文件,应在“文件更改申请单”中注明更改方式,并在更改记录栏进行标识。
5.6.3 更改文件涉及换页、换版时,资料管理员按“文件发放(领用)登8 记表”,收回旧文件后再发放新文件,并保留所有文件实施更改的记录。
5.7 文件作废
5.7.1 文件因换版、不适用、过期等原因作废后,由资料管理员对作废文件实施控制。
5.7.2 资料管理员按文件发放记录,及时从文件使用场所收回作废文件,以防止误用。对需要保留的作废的文件应加盖“作废”印章,妥善保存。
5.7.3 不须保留的作废文件由资料管理员登记后,经相关负责人批准后销毁。
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