安全监管监察部门档案业务建设规范[2010]

安全监管监察部门档案业务建设规范

　　１.范围

　　本规范规定了档案管理在政策保障、工作职责、制度建设、整理质量、统计利用、档案室建设、信息化建设等方面的基本要求。

　　２.规范性引用文件

　　中华人民共和国档案法

　　中华人民共和国档案法实施办法

　　档案工作基本术语(DA/T1-2000)

　　归档文件整理规则(DA/T22-2000)

　　３.基本要求

　　3.1机关必须建立档案工作，集中统一管理本机关工作活动过程中形成的各种门类和载体的全部档案。

　　3.2设立专门的档案工作机构或指定负责档案工作的机构。配备专职或兼职档案管理人员，并保持相对稳定。

　　3.3加强对档案工作的领导，把档案工作列入本机关发展规划和工作计划，在经费、库房、设备等工作条件上给予保障，使档案工作与机关整体工作同步发展。

　　3.4档案管理人员须经专业培训并持证上岗。

　　4.工作职责

　　4.1制订本机关档案工作规范和管理制度。

　　4.2负责本机关各类档案接收、整理、保管、利用、统计、鉴定和移交工作。

　　4.3对所属单位档案工作进行指导。

　　4.4完成上级机关布置的工作。

　　5.档案工作制度建设

　　5.1各单位应制定本机关档案管理工作的制度。

　　5.1.1机关文件归档范围与保管期限表。

　　5.1.2归档文件整理办法。主要包括归档时间、程序要求和不同类型、不同载体形式的归档文件整理方法。

　　5.1.3档案分类体系表。主要包括分类体系、类目名称、代字、代码、代号对应规则及对照表。

　　5.1.4档案数字化规程。主要包括数字化范围、工作流程、技术规范等。

　　5.2省级安全监管监察部门可以统一制定以下制度。

　　5.2.1档案利用制度。主要包括利用范围、方式、批准要求。

　　5.2.2档案保密制度。主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

　　5.2.3档案库房管理制度。主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

　　6．档案整理质量建设

　　6.1总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　6.2归档文件齐全完整。按照机关文件归档范围收集归档。本机关形成的文件材料归档率达到100%。正本和定稿同时归档，反映同一内容的不同载体形式的材料同时归档。成套性文件要遵循形成规律，收集齐全，成套保存。

　　6.3分类科学，保持分类方案的稳定性。按照档案内容和载体的不同，制定、实行统一的分类方案，并保持长期稳定。

　　6.4归档文件按年度分别进行整理。跨年度形成的文件材料的归档，处理方法要保持前后一致。

　　6.5不同类别的档案，可以以“件”或者“案卷”为保管单位进行管理。档案保管单位一经确定，不得随意变更。

　　6.6件（案卷）内文件排列有序,页号编写清晰，归档章填写齐全准确，字迹材料耐久规范。

　　6.7保管期限划分准确。

　　6.8以案卷为保管单位的档案，题名拟定要确切、简练、结构完整，能准确概括卷内文件反映的时间、单位、问题。

　　6.9对破损文件应予修整，字迹模糊的文件和热敏纸传真件要复印后连同复印件一并归档。

　　6.10档案装订使用符合档案保护要求的装订方式。装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。成册的材料不必拆掉重新装订。

　　6.11档案整理完毕后装盒,要填写盒脊项目和备考表，要求项目齐全、填写准确、书写整齐。

　　6.12采用计算机辅助方式进行档案著录，用词规范、录入标准保持一致。

　　6.13数据著录完毕后及时用档案专用移动硬盘备份，以防数据丢失。移动硬盘应入库保存。

　　6.14归档文件目录使用A4规格纸张打印并分类装订，一式两份，一份入库保管，一份供日常查阅使用。

　　7．档案统计和服务质量建设

　　7.1按期编制、报送档案工作基本情况统计年报，数据统计准确，符合要求。

　　7.2建立档案借阅登记簿。借阅人、借阅时间、借阅数量、借阅卷宗、利用目的以及利用效果各项应登记齐全。

　　7.3根据本单位工作需要,采用档案编研、陈列展览等多种形式，主动开展档案利用工作。每年至少完成一项编研成果。

　　8．档案室建设

　　8.1档案库房。

　　8.1.1设置档案专用库房,与办公室、阅览室分开,并远离易燃、易爆场所和腐蚀性气源。未采取特殊处理措施的，档案库房不宜建在地下室。

　　8.1.2档案库房须定期清洁，做好防尘工作。配备防火、防盗、防光装置以及防虫、防霉药品。档案无丢失事故和失泄密现象发生，无霉变、褪色、尘染、水污、破损及虫蛀鼠咬现象。

　　8.1.3配备必要的温湿度监控调节装置。档案库房温度应保持在14℃－24℃之间，每昼夜波动范围在±2℃之间；湿度应保持在45%－60%之间，每昼夜波动范围在5%之间。

　　8.1.4配置足够的适宜安全保存档案的装具。库房内档案柜架排列整齐，空间适度，避光通风。不同规格、不同式样的装具应归类排列，横竖成行。柜子之间的过道宽度一般在1m－1.2m之间。有窗库房的档案架（柜）排列，应与窗户垂直，以免强烈阳光照射。

　　8.1.5建立清晰、准确的库房存放档案位置索引或存放示意图。包括库房号、柜（箱、架）号、档案类别、年度、档案编号。

　　8.2工作用设备。

　　8.2.1配备档案专用计算机、扫描仪、不间断电源。

　　8.2.2配置档案管理软件以及档案专用备份移动硬盘。

　　9．档案信息化建设

　　9.1把档案信息化建设纳入本机关信息化建设，确保档案信息化建设与机关信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。

　　9.2实现档案目录的计算机查询、管理。

　　9.3对保管期限在30年(含30年)以上的纸质档案进行数字化加工，实现重要档案内容的数字化管理。

　　9.4已归档电子文件应建立备份，并注明相应的纸质档案档号。

　　9.5实现已归档电子文件的全文查询。

　　9.6本单位局域网络内提供档案目录检索和数字化档案信息的查询利用。