安全监察档案管理工作，是指用科学的原则和方法管理安全监察执法档案，为安全监察执法工作提供服务。对监察执法档案实施有效管理，是做好安全监察执法工作的重要环节，是规范执法行为，加强执法队伍正规化建设，落实执法责任，不断提高执法水平的措施和保障。

　　一、安全监察执法档案管理的意义

　　安全监察执法档案管理工作是监察执法工作的不可缺少的组成部分，做好这项工作可以达到“四个有利”：一是有利于提供准确和详实的记录。监察执法档案的是监察执法工作的客观真实反映，从现场检查到责令整改、再到整改复查以及立案查处，再到作出处罚决定以及案件办结，无不通过案卷来记录和反映。在立卷阶段，可以对案件办理过程进行回顾和总结经验，汲取其中的经验和教训，为今后办案提供宝贵的实践经验，从而减少失误，提高办案质量。二是有利于保护当事人的合法权益。根据《行政诉讼法》规定，当事人认为已经发生法律效力的行政案件判决裁定有误向人民法院提起诉讼时，安全生产行政执法案卷将起到决定性作用，可以清晰到看到监察执法和行政处罚的全过程，维护行政执法人员和当事人的合法权益。三是有利于加强监察执法工作的监督。上一级行政机关对基层执法部门进行监督和检查，其主要手段就是阅卷，检查基层办理案件的主要证据是否充分、运用法律法规条款是否正确、办案是否符合法定程序、是否存在违法或越权现象。只有加强档案管理，才便于掌握基层法律法规的贯彻执行情况，才便于发现问题和及时纠正问题。四是有利于监察执法工作的探讨和研究。加强安全监察执法档案的管理，可以形成完整、真实的文书档案资料，便于监察执法人员查阅，并可以通过资料的分析和研究，发现监察执法的一般规律，不断改进监察执法工作。

　　二、安全监察执法档案管理的基本要求

　　安全监察执法档案一般应包括：生产经营单位基本情况档案(一企一档);文书资料档案;行政处罚档案;重大危险源和重特大事故隐患档案;电子档案五种。针对上述档案的性质采取不同的形式加以管理，使监察执法档案管理更加规范，通常有以下几个环节应当注意：

　　1、制度建设是加强档案管理的前提。规范档案管理工作必须要有相应的管理制度加以保证。确保在制度的框架下运行档案管理工作，能够有效保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确职责，杜绝资料的流失。为此，有必要制定《安全监察档案管理办法》、《安全生产监察行政执法文书制作规范》、《安全生产监察数据统计分析管理办法》、《安全生产行政执法文书质量及行政处罚案情分析制度》、《安全生产行政执法档案收集整理管理办法》等一系列的档案管理制度，确保档案管理工作有据可依、有章可循。

　　2、强化执法档案基础管理工作是关键。建立行政执法档案管理立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保各类档案信息完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。收集集中整理档案是枯燥繁琐的，而日常管理和实际利用，要求将档案进行系统化。为解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，充分体现档案的凭证价值与参考价值，需要加强平时的基础工作。就档案整体工作而言，案卷的整理尤为重要。具体内容包括：(1)调整立卷：要做到“四注意”：既注意检查文件成分，注意检查文件联系，注意检查文件保存价值，注意检查文件数量，一个案卷一般在200页左右为宜，达不到时一般也不少于40页。(2) 拟写案卷标题。要求做到文字简练通顺，概括准确，结构完整。(3)卷内文件的排列、编号。通常按照时间顺序和作者、问题、名称的重要程度与联系排列，编号的位置卷内应当统一，左侧装订的案卷编在右上角。(4)填写卷内目录与备考表。在一卷文件的最前面要填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件的成分与内容，便于查阅。(5)填写案卷封皮与装订。注意对于某些特殊的手稿、照片、图纸等不便于装订时可采用卷盒、卷袋保存。

　　3、监察执法档案的审核把关是保障。监察执法档案的把关工作，对于提高执法档案管理水平，推动执法档案信息化建设具有重要的意义。在操作中要注意把好“四关”：

　　一是严把“法律适用关”，做好违法行为确认。违法行为的认定不仅关系到执法档案管理工作的质量，也直接关系到当事人的切身利益。在审核认定过程中，依据有关法律规定，坚持实事求是、严格把关，不放过档案中每一个对认定起关键作用的细节。严格掌握政策要求和工作标准，认真分析档案和相关证明材料，查实每一处疑点，最后集体研究形成认定意见，确保了审核工作的政策性。

　　二是严把“审核质量关”，突出档案工作的严肃性。对工作人员进行文书制作专项业务培训，全面掌握文书档案的标准要求;制定了工作人员对行政执法档案审核、档案整理等工作流程，建立了严密的审核责任制和监督机制，发现问题立即反馈和纠正，有力地维护了执法工作的严肃性。

　　三是严把“材料收集关”，确保档案材料齐全。搞好执法档案材料的收集是档案管理工作中尤为重要的一个环节，也是反映执法档案管理工作成效的一个重要标志，要按照“真实、全面、准确”的原则，及时收集有关证据材料，不断充实行政执法档案内容。

　　四是严把“归档准确关”，确保无错装材料。对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别。执法案件材料严格按照执法程序的客观进程形成文书的自然时间顺序进行排列。

　　三、安全监察执法档案的开发利用

　　档案收集、管理的目的是为了应用，应用才能充分显示档案的价值。要把应用作为安全监察执法档案建设的关键环节来抓好。建立执法档案的目的就是强化执法监督，提升执法水平，促进严格、公正、文明、高效执法。

　　1、数据资料在安全监察工作中的利用。数据统计资料是数据分析的重要基础，是研究和分析安全生产监察工作的一手资料，是有效开发利用统计数据的重要手段。安全监察数据档案在安全生产监察工作中起到重要作用，通过对数据的统计分析资料的研究，充分发挥监察数据在制定监察执法计划、确定监察重点、分析企业安全管理状况，通过使用不同的统计资料，提炼有效数据、寻找内在规律、提出措施建议，进而达到服务决策的目的。

　　2、行政处罚档案的利用。为行政监察规范化管理提供重要的参考依据。接手每一起案件时，对行政处罚档案的分析能够给我们提供一个清晰地思路。可以针对行政处罚主体的准确性、程序的合法性、证据的充分性、量罚的适当性、文书的规范性开展讨论和研究，加深对案情的分析和理解，做出最适当裁量，提高案件办理的水平。

　　3、信息库在安全监察工作中的利用。对监察范围内企业基础信息建立“一企一档”文档库，包括企业营业执照，企业基础资料，监察过程的整套资料，检查时、整改中、复查后的图片资料。在日常的监察工作中，档案信息库为案件的处理提供着准确的信息来源和便捷信息服务也为领导决策提供了有力的信息支持，提高了办事效率，与此同时也为全面实施执法档案信息数据库的建设工作打下了良好基础。

　　档案工作是一项基础工作，只有在长期持之以恒的工作努力下，才会有随时运用的便利。同时，我们在监察工作中能够充分利用档案的信息源，充分发挥行政执法档案在规范行政执法行为、推进依法行政工作中的作用，使监察执法档案管理工作更好地服务于安全监察执法工作，为监察执法水平的提升起到良好的推动作用。